نوشتن یادداشت مخفی در پاورپوینت

نوشتن یادداشت مخفی در پاورپوینت یکی از تکنیک هایی است که سخنرانان و افرادی که قصد دارند موضوعی را به وسیله پاورپوینت پرزنت و ارائه دهند مورد استفاده قرار می گیرد.
نوشتن یادداشت مخفی در پاورپوینت همانطور که از نامش پیداست یک یادداشت مخفی فقط برای سخنران است تا در صورت نیاز بتواند به اطلاعاتی که برای خودش به صورت تیتروار نوشته است دسترسی داشته باشد.
معمولا این یادداشت های مخفی حاوی اطلاعاتی مانند آمارها، اعداد و ارقام مهم یا یکسری نکات کلیدی هستند که امکان دارد از سمت سخنران فراموش شود.
پاورپوینت این امکان را به شخص ارائه دهند (سازنده اسلایدها) داده است تا بدون اینکه مخاطب یکسری اطلاعات را در صفحه نمایش یا پرده ویدیو پروژکتور ببیند در دسترس خود داشته باشد.
از آنجا که قرار نیست ما به عنوان سخنران، ارائه خود را از روی متن نوشته شده در پاورپوینت بخوانیم، نوشتن یادداشت مخفی در پاورپوینت یک مزیت عالی است و به ما کمک می کند تا مواردی که خیلی مهم هستند و ممکن است فراموش شود را برای خودمان یادداشت کنیم.
متاسفانه افرادی را مشاهده می کنم که کل صحبت های خود را به صورت متن در می آورند (یا شاید هم آن متن را از جایی کپی کرده اند) و دقیقا همان متن را بر روی اسلاید های پاورپوینت می آورند و در زمان ارائه، پشت به مخاطب می کنند و شروع به خواندن متن می کنند.
به شما پیشنهاد می کنم حتما مقاله ای که در مورد اشتباهات رایج در پاورپوینت نوشته ام مطالعه کنید تا شما به عنوان یک سخنران حرفه ای این اشتباهات را مرتکب نشوید.

حتما این مقاله را مطالعه کنید: اشتباهات رایج در پاورپوینت

قدم اول – فعال کردن یادداشت مخفی در صفحه اصلی پاورپوینت

قدم اول برای اینکه یادداشت مخفی در پاورپوینت داشته باشیم این است که محل نوشتن متن را فعال کنیم.
این کار را با دو روش می توانیم انجام دهیم:
۱- با رفتن به سربرگ view > تب show > گزینه notes
۲- با رفتن به قسمت پایین سمت راست پاورپوینت و فشردن گزینه notes

نکته : در نظر داشته باشید که فعال کردن یادداشت مخفی در صفحه اصلی پاورپوینت فقط هنگامی نمایش داده می شود که:
در سربرگ view > تب presentation view > گزینه normal یا outline view فعال باشد

قدم دوم – نوشتن در باکس یادداشت مخفی

اگر قدم اول را انجام داده باشید یک باکس در قسمت پایین اسلاید به نمایش در می آید که ما می توانیم متن یا کلمات کلیدی خودمان را که برای خودمان یادداشت می کنیم بنویسیم.

قدم سوم – نمایش اسلاید

بعد از اینکه متن مورد نظرمان را در باکس پایین نوشتیم، اسلایدهای خودمان را به نمایش در می آوریم.
برای نمایش دادن اسلاید هم چهار روش وجود دارد:
۱- زدن کلید میانبر F5 از صفحه کلید
۲- فعال کردن گزینه start form beginning از customize quick access toolbar
۳- رفتن به سربرگ Slide show > تب Start Slide Show > گزینه From Beginning یا From Current Slide
– گزینه From Beginning: از ابتدای اسلاید ها شروع به نمایش می کند
– گزینه From Current Slide: از همان اسلایدی که روی آن هستید شروع به نمایش می کند
۴- رفتن به نوار پایین سمت راست پاورپوینت و زدن گزینه Slide Show که البته این گزینه دقیقا مثل گزینه From Current Slide عمل می کند و اسلایدی که الان فعال است را نمایش می دهد.

قدم چهارم – نمایش یادداشت مخفی برای خودمان

برای نمایش دادن یادداشت مخفی برای خودمان هم می توانیم از یکی از این روش ها استفاده کنیم:
۱- روی اسلاید راست کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه Show Presenter View را انتخاب کنید تا بتوانید به یادداشت های مخفی خودتان دسترسی داشته باشید.
۲- با حرکت دادن موس بر روی اسلاید، قسمتی تقریبا محو مانند در پایین سمت چپ اسلاید به نمایش در می آید که یکسری امکانات را در زمان ارائه به ما می دهد (که البته اینجا کاری با این ها نداریم) اما در انتهای سمت راست این ابزارها یک گزینه سه نقطه … وجود دارد که مابقی امکانات را به ما نشان می دهد. با کلیک کردن بر روی آن گزینه، یک منو باز می شود که می بایست گزینه Show Presenter View را انتخاب کنیم.

خارج شدن از حالت یادداشت مخفی

برای اینکه بتوانیم از حالت یادداشت مخفی یا Presenter View خارج شویم کافی است روی گزینه سه نقطه ای که در قسمت پایین وجود دارد کلیک کنیم تا منوی آن باز شود و سپس گزینه Hide Presenter View را انتخاب می کنیم تا از این حالت خارج شود.

تشریح قسمت های مخلتف Presenter View

۱- SHOW TASKBAR: این گزینه منو taskbar را که مربوط به ویندوز است نشان می دهد.
۲- DISPLAY SITTING: این گزینه در زمانی که کامپیوتر ما به یک نمایشگر دیگر مثل تلوزیون یا ویدیو پروژکتور وصل باشد فعال می شود.
– Swap Presenter View and Slide Show: این گزینه تصویر مانیتور شما و نمایشگر دیگر را با هم جا به جا می کند.
– Duplicate Slide Show: این گزینه صفحه نمایش شما را هم در صفحه نمایشگر دوم نمایش می دهد.
۳- END SLIDE SHOW: این گزینه به نماش اسلاید های ما پایان می دهد و ما را از حالت نمایش اسلاید ها خارج کرده و به صفحه اصلی پاورپوینت می برد.
۴- زمان ارائه: در این قسمت یک تایمر از زمان شروع ارائه ما به شمارش درمی آید که البته با دو گزینه کنارش می توانیم زمان را نگه داریم یا آن را پلی کنیم.
۵- ساعت جاری: این قسمت ساعت جاری سیستم شما را نمایش می دهد.
۶- Pen and laser pointer tools: این قسمت به شما ابزاری برای هایلایت کردن و یا نشان دادن نکته ای بر روی اسلاید می دهد.
۷- See all slide: با فشردن این گزینه شما می توانید تمام اسلاید ها را به صورت یکجا مشاهده کنید. (مخاطبین نمی توانند روی صفحه نمایش دوم محتویاتی که شما می بینید را مشاهده کنند)

۸- Zoom into the slide: بر روی اسلاید زوم می کند.
۹- Black or unblack slide show: این گزینه صفحه نمایش را سیاه می کند و با فشردن دوباره آن از حالت سیاه خارج می کند.
۱۰- … (سه نقطه): گزینه بیشتر را نمایش می دهد.
۱۱- Next animation: در این قسمت شما می توانید اسلاید بعدی که می خواهد نمایش داده شود را مشاهده کنید.
۱۲- Notes: در این قسمت یادداشت های مخفی که نوشته اید به نمایش درمی آید.
۱۳- Make the text larger/smaller: با این گزینه ها می توانید اندازه یادداشت خود را بزرگ یا کوچک تر کنید.

سخن پایانی

از آنجا که ما قرار است یک سخنرانی و ارائه حرفه ای داشته باشیم به شدت توصیه می کنم که از نوشتن متن های طولانی در اسلاید ها و یا در قسمت یادداشت مخفی خودداری کنید.
پیشنهاد من به عنوان مدرس سخنرانی این است که در قسمت یادداشت مخفی فقط کلمات کلیدی و یا یکسری اعداد و ارقام را که ممکن است فراموش شوند بیاورید.
از آنجا که در زمان سخنرانی سطح آدرنالین بدن ما بالا می رود، مردمک ما گشادتر شده و نزدیک یا نوشته های ریز را نمی تواند به خوبی ببیند.
پس پیشنهاد می کنم اندازه فونت یادداشت مخفی را تا آنجا که خوانا باشد بزرگ کنید تا مسئله ای برای دیدن آن ها نداشته باشید.

روزگارتان زیبا و در پناه خدا باشید- امیر مصطفی

دانلود PDF مقاله “نوشتن یادداشت مخفی پاورپوینت”

دانلود PDF این مقاله