کاربردهای پاورپوینت در محل کار

در این مقاله قصد داریم که کاربردهای پاورپوینت در محل کار را به صورت اختصاصی شرح دهیم.

پاورپوینت در حوزه های مختلفی می تواند مورد استفاده قرار گیرد که مهم ترین این آن ها در حوزه آموزش و حوزه تجاری و حرفه ای (محل کار) است.

پاورپوینت چیست؟

پاورپوینت ابزاری است برای نمایش دادن یکسری اطلاعات و تصاویر پشت سر هم با ویدیو پروژکتور یا بر روی صفحه تلویزیون.
نرم افزار پاورپوینت یکی از قدرتمند ترین و پُرکاربرد ترین نرم افزار های ارائه اسلاید در جهان است که تقریبا حدود ۸۰ الی ۹۰ درصد سهم کاربران را به خود اختصاص داده است.

حتما این مقاله را مطالعه کنید: پاورپوینت چیست و اشتباهات رایج در پاورپوینت

شاید بزرگ ترین رقیب های نرم افزار پاورپوینت، نرم افزار کی نوت (که برای شرکت اپل است) و نرم افزار پرزی است.

مفاهیم اولیه

اجازه بدهید یکسری از تعاریف را که ممکن است در بعضی مواقع اشتباه یا جابه جا استفاده شود را با هم بررسی کنیم.

– پاورپوینت: پاورپوینت نرم افزاری است برای به نمایش دادن یکسری اطلاعات، این نرم افزار تولید شرکت مایکروسافت است که در مجموعه نرم افزاری آفیس قرار دارد.

– اسلاید: به هر صفحه از اطلاعاتی که در نرم افزار پاورپوینت یا هر نرم افزار دیگر به نمایش در می آید را اسلاید می گویند.

– ویدیو پروژکتور: وسیله ای است که اطلاعات ما را بر روی دیوار یا پرده سفید به وسیله پرتاب نور به نمایش در می آورد.

اشتباهاتی که برخی افراد در صحبت های خودشان به دلیل ندانستن فرق این موارد انجام می دهند این ها هستند:
– غلط: آیا کلاس شما پاورپوینت هم دارد؟
+ صحیح: آیا کلاس شما ویدیو پروژکتور هم دارد

– غلط: آیا در هنگام ارائه پاورپوینت دارید؟
+ صحیح: آیا در هنگام ارائه از اسلاید استفاده می کنید؟

به عنوان ابزاری برای آموزش

احتمالا دقت کرده باشید که چند سالی است در کلاس های درس دانش آموزان و دانشجویان از ویدیو پروژکتور استفاده می شود و از آنجا که خیلی از کاربران ایرانی فقط با نرم افزار پاورپوینت برای ارائه اسلاید ها آشنایی دارند، از این نرم افزار برای ارائه اسلاید های خودشان و تدریس یا تحقیق خودشان استفاده می کنند.
ما در محل کار می توانیم از پاورپوینت برای آموزش کارکنان استفاده کنیم و به عبارتی اسلاید ها و تصاویری که برای بهتر درک کردن آن موضوع نیاز است را بیان می کنیم.

حتما این مقاله را مطالعه کنید: آموزش ساخت پاورپوینت

برای مثال فرض کنید که شرکتی چند نیروی فروش را استخدام کرده است و برای اینکه ویژگی های محصولاتش را بهتر نشان دهد از اسلایدها استفاده می کند.

بنابراین استفاده از پاورپوینت برای آموزش کارکنان می تواند گزینه خوبی باشد و مخصوصا اگر به صورت دوره ای نیاز هست که کارکنان آموزش های جدید را بگذرانند استفاده از پاورپوینت یا اسلاید می تواند گزینه خوبی برای بهتر انجام شدن آن باشد.

ابزاری برای نمایش دادن اطلاعات تصویری

همان طور که بیان شد، پاورپوینت ابزاری است برای نمایش دادن اطلاعات تصویری مثل عکس، متن، فیلم و یا حتی صوت.
بنابراین اگر نیاز باشد که ما گزارشی را به مدیران و یا هر شخص دیگری از سازمان ارائه دهیم می توانیم خیلی منسجم و قدرتمند این کار را به وسیله نرم افزار پاورپوینت انجام دهیم.

حتما این مقاله را مطالعه کنید: تبدیل پاورپوینت به پی دی اف

ما حتی می توانیم یکسری نمودارها و یا فلوچارت های سازمانی را به آسانی با استفاده از این نرم افزار به نمایش در بیاوریم.
پس اگر برای مدیران رده بالا یا هم سطح خودتان قرار است مطلبی را ارائه یا گزارش دهید استفاده از پاورپوینت می تواند گزینه بسیار مناسبی باشد.

ابزاری برای پرزنت کردن محصولات

من قبلا سابقه چندین ساله کار در شرکت های داخلی و بین المللی را داشتم، در خیلی از موارد وقتی مشتریانی برای بستن قرارداد و یا آشنایی با شرکت ما را داشتند، مدیران ما محصولات و خدماتی که ارائه می دهند را برای مشتری خودشان بازگو می کردند و به عبارتی مشتریان احتمالی را پرزینت می کردند.

نشان دادن محصولات و کارشان و همچنین پروژه هایی که از قبل انجام شده بود را خیلی منظم، با ترتیبی مناسب و طراحی خوب در نرم افزار پاورپوینت قرار داده بودند و البته این نکته را هم در نظر داشته باشید که خوب است اگر همچین اسلاید هایی داریم و از قبل طراحی کردیم آن را به مرورزمان به روزرسانی کنیم و اطلاعات جدید را به آن اضافه کنیم و این طور نباشد که یک مجموعه اسلاید برای پرزنت کردن مشتریان طراحی کنیم و آن را سال ها استفاده کنیم.
پس استفاده از اسلاید در پرزنت کردن محصول و یا خدمات ما می تواند گزینه خوبی برای استفاده از نرم افزار پاورپوینت باشد.

ابزاری برای ساخت آموزش های تکراری

یادم می آید آن زمان که کارمند بودم یکسری از کارهای ما تکراری بود و دقیقا باید با استفاده از یک روند پیروی می شد.
من برای این موارد یکسری دستورالعمل و آموزش درست کردم تا هم خودم بتوانم در زمانی که نیاز است به آن مراجعه کنم و یا هر فرد دیگری که قرار است بعدا به جای من بیاید بتواند از آن آموزش ها استفاده کند.
نرم افزار پاورپوینت گزینه مناسبی بود برای اینکه به صورت تصویری و متنی این کارها را آموزش دهم و یا حتی با استفاده از آن می توانستم آن کار را به چندین نفر به صورت هم زمان با ویدیو پروژکتور یا تلویزیون آموزش دهم.
و یا حتی من می توانستم با استفاده از نرم افزارهایی که برای ضبط از روی صفحه نمایش کامپیوتر وجود دارد بر روی اسلاید ها صحبت کنم و آن را به یک ویدیو تبدیل کنم. با این کار من می توانم کارهای این چنینی را سیستم سازی کنم و حتی بدون حضور من هم دیگران بتوانند آن کارها را انجام دهند.

البته شاید اگر کارمند باشید تصور کنید که اگر من این کار را انجام دهم باعث می شود کاری را که سال ها در آن به مهارت رسیدید را به راحتی در اختیار دیگران قرار دهید.
اما من از شما می خواهم که دید خود را نسبت به این موضوع عوض کنید و به جای اینکه فکر کنید اگر تمام کارهایم را به این شکل به آموزش تبدیل کنم ممکن است کار را از دست به دهیم با این دید نگاه کنید که شما ارتقاء پیدا می کنید و شخصی که جای شما می آید می توانید کارتان را خیلی راحت تر انتقال دهید.
و اگر هم مدیر هستید پیشنهاد می کنم کارهایی که تکرار شونده است را به این صورت به شکل یک پکیج تبدیل کنید تا کارمند های جدیدتان بتوانند به راحتی کارهایی که نیاز است را انجام دهند.
و از طرفی هم ممکن است بعضی از کارها فقط ماهی یک بار و یا هر سه ماه یک بار انجام شود و اگر آموزش و دستورالعملی در این مورد نباشد ممکن است که فراموش شود و کار به کندی پیش برود.
بنابراین با استفاده از نرم افزار پاورپوینت می توانید آموزش های ویدیویی و یا اسلاید های آموزشی درست کنید و آن را در زمان مناسب به نمایش دربیاورید.